Erfolgreiche Business Cases: Mehr als nur Zahlen – eine Frage der Haltung
Seit über 20 Jahren arbeite ich mit Business Cases – zuerst als Controller für Investitionen, später als Executive mit Verantwortung für Planung und Umsetzung. Ich habe sie in Konzernen, im Mittelstand und in Startups erlebt. Für Infrastruktur, Niederlassungen, Werke, IT & Innovationen, Maschinen und Gebäude. Vom kleineren Vorhaben bis zum strategisch kritischen Großprojekt.
Diese Erfahrung fließt heute unmittelbar in meine Arbeit in der Unternehmensberatung und im Interim-Management Finance & Logistik ein – besonders dann, wenn es darum geht, Investitionen kritisch zu prüfen, Projekte abzusichern oder strategische Vorhaben mit belastbaren Entscheidungsgrundlagen zu unterlegen.
Ich habe internationale Trainings entwickelt, hunderte Cases erstellt, geprüft, genehmigt – und manche bewusst gestoppt.
Typische Schwächen in Business Cases – und wie man sie vermeidet
Ich sehe immer wieder typische Schwachstellen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße:
- Wenn das eigentliche strategische „Warum“ fehlt – also welches Problem wir wirklich lösen wollen – und sich alles auf „Was“ und „Wie“ beschränkt, weil man einfach „Geld braucht“.
- Wenn die Ausarbeitung unausgereift ist – oder nur aus recycelten Folien besteht.
- Wenn Risiken ignoriert werden, weil sie unbequem sind – und man nicht bereit ist, daraus Konsequenzen zu ziehen.
- Wenn das Projekt „eigentlich schon läuft“ und der Business Case nur noch als formaler Freigabeprozess dient – ohne echten Einfluss.
Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Business Cases
Ein tragfähiger Case beantwortet fünf zentrale Fragen:
- Wo stehen wir? Was sind Hintergrund, Strategie – und welche Zahlen beschreiben die Situation am besten?
- Was wollen wir erreichen – und wie konkret?
- Was kostet es – und was bringt es?
- Was passiert, wenn wir uns irren?
Ich prüfe dabei 5 Dinge besonders genau:
Ausgangssituation: sauber beschrieben, mit Schwächen und Abhängigkeiten
- Zielbild: realistisch, konkret und anschlussfähig zur Gesamtstrategie
- Commitment: klare Verantwortung und messbare Steuerung
- Impact: finanziell, personell, strukturell – in P&L, Cashflow und Bilanz
- Sensitivitätsanalyse: Simulation von Cashflow, NPV, Payback und EBIT – um zu erkennen, ob das Projekt auch bei Abweichungen tragfähig bleibt
Ich habe erlebt, wie gut gemachte Business Cases Risiken im Vorfeld sichtbar machen – und Projekte später durch schwierige Phasen tragen. Und ich habe gesehen, wie ein kritischer Blick auf Zahlen Ideen verbessert – oder schlechte Vorhaben rechtzeitig stoppt.
Business Cases sind mehr als Rechenwerke – sie sind Entscheidungen auf Zeit.
Sie helfen uns, knappe Ressourcen richtig einzusetzen und Risiken bewusst einzugehen. Aber ein guter Business Case entsteht nicht allein durch Tools, Templates oder Tabellen. Er entsteht durch Haltung – einer Haltung die kritisches Denken zulässt und Verantwortung übernimmt.
Gute Business Cases stellen nicht nur dar, was man erreichen könnte – sie stellen infrage, ob man es sollte. Sie sind keine Verkaufsmaterialien, sondern Entscheidungsgrundlagen. Wer einen Business Case schreibt, braucht den Mut, auch unbequeme Wahrheiten offen zu benennen – selbst auf die Gefahr hin, ein Projekt zu gefährden.
Business Cases sind keine Formalie, die man „für das Gremium“ erledigt. Sie gehören denen, die das Projekt führen – nicht den Controllern, nicht der Finanzabteilung. Gute Business Cases entstehen dort, wo Menschen nicht nur Zahlen rechnen, sondern Verantwortung übernehmen: für Ziel, Umsetzung und Wirkung. Kein Business Case trifft exakt ein. Aber gute Cases zeigen Bandbreiten auf – und definieren, was passieren muss, wenn etwas anders läuft als geplant. Das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern von Reife.
Die besten Business Cases, die ich erlebt habe, waren nicht immer die schnellsten. Aber sie haben die richtigen Fragen gestellt, früh Feedback gesucht, unterschiedliche Perspektiven einbezogen – und dadurch bessere Entscheidungen ermöglicht.
Letztlich ist mein Fazit: Einen erfolgreichen Business Case zu erstellen erfordert mehr als eine Vorlage: Die richtige Haltung mit kritischem Denken, Verantwortung und Mut zur Wahrheit ist entscheidend. Nur so entstehen fundierte Entscheidungen, die Risiken realistisch bewerten und Ressourcen optimal einsetzen – und damit die Basis für nachhaltigen Projekterfolg schaffen.
